GoogleDriveの追加容量が劇的に安くなりました。　Skydrive+100とDropbox+50に分散してもっていたさまざまなデータをここで一気にGoogleDriveに預けることにしました。100GBではこころもとないので、一気に１TBに。

ちなみにこの話をFacebookでみてから、どこから追加容量を買えるんだろうと一時探しました。

GoogleDriveの左側メニューの一番下に、密かに申込みページへのリンクが。月9.99US$で無事１TBを追加できました。

GoogleAppsを利用しはじめたのは確か５年前。もちろん無料プランでアカウント数は５０まで利用できます。いまはきびしくなってて、無料のお試し期間しかありません。その辺はとてもラッキーに活用させてもらっています。

そもそもなぜGoogleAppsを利用しているのか。　自分へのメモ的に簡単に書いておきたいと思います。　もっとこんな使い方できるよ！というのがあったら教えてください。 

うちは従業員＆アルバイト含めて１０人程度の小さな肉屋です。

スタッフの家族にインフルエンザがでてそのスタッフを休ませたりすると、もうウチみたいな小さい肉屋はアップアップになってしまいます。

そしてこんな小さな肉屋でも、生じる問題がスタッフやお客さんとのコミュニケーションの問題。特にスタッフとのコミュニケーションにおいては「こんな近くにいるのになんで連絡ミスが起きるんだろう。」といったものばかり。

言った言わないで喧嘩になることはないけども、お客さんへの対応や作業などいろいろな面で問題がでてきてました。　

業務用は縮小してスーパーのテナントは撤退したので、楽Q便やネットショップといった個人客がここ数年増えてきました。 お客さんやスタッフとのコミュニケーション強化も踏まえ、きちんとした仕組みが必要だなあと感じていました。

でも大掛かりなシステムや市販のソフトを購入するお金も勇気もない。

そこでいろいろ検討して５年前に導入したのが「GoogleApps」でした。いまならMicrosoftのOfiice Oneなども検討に上がろうかとは思うが当時はまだありませんでした。

当店が運営する「宅配炭火焼肉　楽Q便」も「ネットショップ　九州肉屋.jp」もこのGoogleAppsがなければ今の成長はなかったと思います。

スタッフと共有&共同編集する。

GoogleAppsだけでなくDropboxやOnedriveなど様々なクラウドサービスの中で、情報を共同編集（同時編集）したり共有したりすることに、GoogleAppsに勝るものにいまのところ出会っていないません。

GoogleAppsは独自ドメインで利用できるGmailの企業版みたいなもの。ユーザーを登録すれば、それぞれ一意のメルアドと、Gmailの殆どの機能が利用できます。

GoogleAppsのドライブで一番すごいのが同時編集機能。　一枚のシートを複数のPCやモバイルから同時に編集できます。　上の写真で左下のほうに色付きの枠があるのは、いまもうひとりが他のPCから同じシートを編集しているということ。　これをDropboxでやるとなると必ず競合（Confliction）が起きて、複数コピーができてしまいます。　でもGoogleDriveなら大丈夫。２~３件同時に注文電話かかってきても、いまでは間違いなく受注できています。

そしてGoogleMap。配達担当のドライバーには同一アカウントのタブレットもしくはスマフォをもたせてます。配達先で★マーク。　また分かりにくければ写真撮影。器具の回収も楽ちんになりました。

GoogleSite。うちはあまり使ってませんが、ここでいろいろな情報共有ができます。

GoogleAppsは基本的にGmailと同等の機能が使えます。とくに本来の機能のメールは強力です。

カスタマーサポートする。

当店の運営するホームページやネットショップに入ってくる注文、問合せ、見積もり依頼はすべて、GoogleAppsのGmailに転送されてきます。

Gmailには転送されてきた先のメールアドレスと署名を自動的に選択して返信してくれる機能があるので、お客さんに間違ったメルアドで不信をいだかせるようなことがおきません。

また検索機能がすごいので、お客さんとの過去のやりとりなども見ながら、ネットショップの注文を処理したりしています。

成果物を共有する

編集が必要でない成果物（PDFや画像など）はDropboxで共有していましたが、これもこれからGoogleDriveになりそうです。

紙であがってくる顧客データはすべてScanSnapでGoogleDriveにアップしていて、あとで検索できるようにしています。GoogleDriveの検索機能ももちろんすごいので、お客さんからの問合せで過去の注文を調べたいときは、名前やキーワードをいれればすぐに過去の伝票がピックアップされます。楽Q便はとくに「前回とおんなじ感じで！」と言われることが多いので、この機能は助かります。　

これまでは紙ベースで膨大な資料の中から探しだしていたので、受注にものすごく時間がかかっていました。

仕入伝票や見積もりなんかもすべてScanSnapで取り込み。

GoogleAppsはScriptを使えればもっと便利になるようです。このあたりは余力で勉強して、まあちょっと便利にできればいいかなと感慨得ています。

最後に

GoogleAppsはとても便利です。導入も簡単です。有料プランでもそんなにコスト高いものではありません。それ以上にパフォーマンスがすごいです。導入しない理由がありません。

でも、いろいろ仕組みは出来上がっても、結局それを使いこなせるかはヒトによります。うちの場合は、PCやスマフォすらもあやういスタッフに使わせていかなくてはならないので、一苦労です。５年かけて、ようやくみんなに理解してもらったという感じです。　でもその苦労は無駄ではなかったと思います。